全国の治療院関係者の皆さん、こんにちは。
あさがお整骨院・あさがおパーソナルラボ、治療一筋36年、院長の加藤秀之です。
整骨院などの治療院を運営している方は、自社のホームページを利用した集客活動を行っていると思います。
予約などがホームページから入った際に、その予約をされたお客様に対して素早い対応が出来ていますでしょうか。
現在、お客様はインターネット上で、検索するのが当たり前になっているため、自分にあった治療院を比較検討するのが容易になっています。
そのため、ホームページからの予約であっても、競合院との違いを見せる必要があります。
そんな時におすすめなのが、ホームページの機能でよくある『自動返信メール』を少しカスタマイズするということです。
今回は、予約や問い合わせをされたお客様に対して、配信する自動返信メールについてご紹介していきます。
予約・問い合わせお客様を逃していませんか？
あなたは新規の顧客を獲得するために日々、様々なマーケティング施策を行なっていると思います。しかし、集客することばかりを考えて、足元がおろそかになるケースも多々見受けられます。
それは、予約や問い合わせをされたお客様へのアプローチです。
・ネット予約をしても予約内容の確認メールが配信されない
・自動返信メールがなかったので、予約が完了したかよくわからない
このような治療院の方は多いのではないでしょうか。
確かに、これらは必須項目ではありませんが、お客様フレンドリーです。
比較が簡単にできる現代ですので、このような小さいな施策は今後より一層重要性が増していきます。
自動返信メールで何を書けば良いのか
ここからは自動返信メールで何を書けば良いのかを説明していきます。
自動返信メールの内容は、治療院、また問い合わせ種別によって全く異なってきますので、ここでご紹介するのはあくまでベースのフォーマットとして考えておいてください。
予約・問い合わせを受けた際に書くべき内容と、文章構成は以下になります。
▼お問い合わせを受けた場合
・問い合わせへのお礼
・問い合わせを受け付けたことを記載
・お客様の問い合わせいただいた内容
・いつまでに連絡してくれるかの目安
・連絡をする担当者名
▼ネット予約を受けた場合
・予約へのお礼
・予約完了のお知らせ
・予約日の詳細
・不明点・キャンセルの際の連絡先
あくまで参考までにですが、上記のことは最低限記載すると良いでしょう。
予約システムを搭載している際には、多少のカスタマイズもできるかと思いますので、調整が必要な可能性があります。
また、これに加えてプラスアルファで行なっておきたいことをご説明していきます。
自院のこだわりを記載
自動返信メールでさらに他院と差別化するためには、自動返信メールの内容を少し工夫することです。
上記でご紹介した自動返信メールの内容は最低限押さえるものとして、追記すべきことは自院のこだわりです。
・どんな気持ちでお客様（患者様）に向き合っているのか
・どんな点に強みを持って追求しているのか
・他院とは何が異なるのか？
このような事を、自動返信メールの後に添えておくだけでお客様の受ける印象はガラッと異なります。
ぜひ、こちらを試してみてください。
まとめ
自動返信メールについて、ご説明してきましたがいかがでしたでしょうか？
何事にも言える事ですが、当たり前のことを完璧にこなすことは思った以上に難しいことです。
自動返信メールも、予約フォームや問い合わせフォームをお持ちであれば、確実に設置しておきたい機能の一つです。
ぜひこれまでご説明してきたことを実践いただけたら幸いです。
